Code d'éthique et de déontologie
PRÉAMBULE
La plupart des principes énoncés ci-après relèvent du simple bon sens ou encore, font appel au sens de la justice, de l’honnêteté et de l’intégrité. S’il est facile d’éviter une situation manifestement conflictuelle, il existe certains cas limites où, en toute bonne foi, on peut hésiter sur la conduite à suivre.
Par le présent document, l’organisme « Le Son du 49e » souhaite aider tous les administrateurs du conseil d’administration à orienter leurs actions.
CHAMP D’APPLICATION
Le présent code d’éthique s’applique en tout temps, que ce soit lors d’une réunion, d’un huis clos, d’une séance de travail ou de toutes autres occasions.
OBJECTIFS
De façon générale, le présent code d’éthique s’inscrit dans un contexte de transparence et se veut une garantie de confiance et de crédibilité pour les membres à l’égard des administrateurs, tel que décrit dans les règlements généraux de l’organisme à l’article 8.
Plus spécifiquement, ce code d’éthique précise et dicte les règles de conduite aux administrateurs, propose des mesures de prévention par des déclarations d’intérêt, identifie des situations conflictuelles, et se veut un gage de décisions exemptes de conflits d’intérêts.
DEVOIRS ET OBLIGATIONS DE L’ADMINISTRATEUR
Responsabilités d’ordre général
L’administrateur exerce ses fonctions dans le respect des lois et des chartes établies.
Responsabilités envers les membres et les bénévoles
L’administrateur respecte les droits de toutes et tous et fait preuve de respect, d’écoute et de courtoisie dans ses relations avec les membres et les bénévoles de la corporation.
Responsabilités envers l’organisme
1. L’administrateur fait preuve de fidélité et de respect des orientations, des priorités, des règlements, des politiques et des décisions établies par le Conseil d’administration.
2. L’administrateur fait preuve de respect et de courtoisie dans ses relations avec les autres membres du Conseil d’administration.
3. L’administrateur favorise la libre expression des idées de l’ensemble des membres du conseil d’administration.
4. L’administrateur est solidaire des décisions du Conseil d’administration et doit en favoriser l’exécution.
5. L’administrateur fait preuve de rigueur dans les analyses qu’il fait et les jugements qu’il porte.
6. L’administrateur est tenu au secret et à la discrétion absolue sur tout document et information de nature confidentielle obtenus dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions. Dans l’esprit du Code civil, et plus précisément à l’article 2088, ces mêmes obligations survivent pendant un délai raisonnable après cessation du mandat et en tout temps lorsque l’information réfère à la réputation et à la vie privée d’autrui.
7. L’administrateur assume ses devoirs de disponibilité, d’assiduité aux réunions du Conseil d’administration et aux comités de travails auxquels il a accepté de participer. Il s’assure de prendre connaissance de l’ensemble des documents reçus au préalable.
8. L’administrateur doit éviter de se placer dans une situation de conflit réel, potentiel ou apparent entre ses intérêts personnels et professionnels et ses devoirs en tant que membre du conseil d’administration.
9. L’administrateur n’utilise pas les informations obtenues dans le cadre de son mandat pour procurer un avantage indu à lui-même ou à un tiers dans le cadre de négociations ou de conclusions de contrats à intervenir avec l’organisme.
10. L’administrateur dénonce, par écrit, toute situation d’abus de droit qu’il constate se commettre contre l’organisme. Il transmet cette dénonciation signée au responsable qui assurera le suivi auprès du comité d’examen.
11. Tout administrateur doit, en début de mandat, soumettre une déclaration des intérêts détenus en utilisant le formulaire de déclaration d’intérêt produit par l’organisme. Au besoin, l’administrateur procède à une mise à jour de sa déclaration.
12. L’administrateur ne sollicitera aucun membre de l’organisme pour vendre ou acheter des produits ou services.
Responsabilités envers les membres et les bénévoles de l’organisme
1. L’administrateur fait preuve de respect et de courtoisie dans ses relations avec les membres et les bénévoles.
2. L’administrateur exerce son rôle et ses responsabilités sans discrimination pour l’ensemble des personnes relevant de ses compétences.
3. L’administrateur s’applique à favoriser dans ses décisions la poursuite des valeurs énoncées plus haut.
RÈGLES RELATIVES À L’ACCESSIBILITÉ À LA DIFFUSION DE DOCUMENTS ET À LA DIVULGATION DES DÉCISIONS ET DES RECOMMANDATIONS
Objet
Les règles du présent titre concernent l’obligation de discrétion des membres du conseil d’administration.
L’accessibilité et la diffusion des documents de l’organisme
Les documents suivants ont un caractère privé, à moins que le Conseil d’administration en décide autrement :
• Les ordres du jour et procès-verbaux (adoptés ou non)
• Les livres et documents de comptabilité
• La liste des membres de la corporation et les informations personnelles
L’obligation du membre de préserver la confidentialité d’un document
Lorsqu’un document de l’organisme identifié comme tel n’est pas devenu accessible, l’administrateur est assujetti à l’obligation d’en préserver la confidentialité.
La divulgation des décisions et recommandations
Les décisions et les recommandations des comités et des instances de l’organisme ont un caractère privé. Il revient à la personne qui en a la responsabilité d’en assurer la diffusion et l’accessibilité en respectant les règles du présent code.
Le caractère des délibérations de l’organisme
Les délibérations de l’organisme ont un caractère privé. Seuls peuvent assister aux séances les administrateurs du conseil d’administration et les personnes invitées.
Même si l’administrateur a une obligation de discrétion, celle-ci ne l’empêche pas, après l’adoption du procès-verbal, de faire état à l’extérieur du Conseil d’administration, du comité ou de toute autre instance, de son opinion, de son intervention et de son vote, le cas échéant, sur toute question ayant fait l’objet d’une délibération et lorsque sont consignés à sa demande, dans le procès-verbal, son intervention et le sens de son vote, sauf en cas de huis clos décrété pour des motifs d’intérêt public.
Suivant la présente règle, l’administrateur est tenu de respecter le caractère confidentiel de l’opinion, de l’intervention et du sens du vote de tout autre administrateur.
SANCTIONS
Un administrateur qui contrevient aux obligations énoncées dans le présent Code peut faire l’objet d’un avertissement. Dans le cas où la situation perdurerait, l’administrateur sera considéré inapte à siéger aux instances de l’organisme.
Mécanisme d’application
Le conseil d’administration peut, s’il le juge nécessaire, former un comité d’examen composé de trois administrateurs du conseil d’administration et s’il le désire, s’adjoindre une personne-ressource de l’extérieur.
Selon la gravité du manquement au Code d’éthique des administrateurs, le Comité propose au conseil d’administration la sanction à appliquer :
1. Rappel des obligations;
2. Avis écrit;
3. Lettre d’excuse;
4. Retrait du droit de parole;
5. Remboursement des sommes perçues en trop ou de tout avantage reçu en dérogation au présent code;
6. Destitution, suite à une suspension ou expulsion
Par résolution dûment adoptée par au moins deux tiers des administrateurs du conseil d’administration présents à une réunion spécialement convoquée à cette fin, suspendre pour la période qu’il détermine, ou même expulser définitivement tout administrateur du conseil d’administration qui enfreint les dispositions des règlements de l’organisme ou dont la conduite ou les activités sont jugées nuisibles à l’organisme.
Avant de prendre cette décision, le Conseil d’administration devra permettre au membre du conseil d’administration concerné de se faire entendre lors de cette réunion spéciale.
La décision du Conseil d’administration est finale et sans appel.
Rôle et pouvoir du comité d’examen
• Le comité d’examen demande que la personne fasse état de ses allégations sous la forme d’une déclaration écrite constituant une plainte formelle avant de pouvoir procéder à l’évaluation ou l’examen;
• Sur demande, le comité est chargé de faire l’évaluation et l’examen relativement à des situations ou des allégations de comportement susceptibles de déroger au présent code;
• Le comité d’examen, à la suite de son évaluation ou de son examen, dépose un rapport écrit au conseil d’administration lequel rapport peut aussi contenir des recommandations.
ENTRÉE EN VIGUEUR DU CODE D’ÉTHIQUE ET DE DÉONTOLOGIE
Attestation de l’administrateur
Au moment de son entrée en fonction, l’administrateur atteste, dans la forme prescrite, avoir pris connaissance du présent Code d’éthique et se déclare lier par ses dispositions.
Entrée en vigueur du Code
Le Code d’éthique entrera en vigueur à compter de la séance qui suivra celle de son adoption par le Conseil d’administration.
Il n’a aucun effet rétroactif.
Sont donc visées les seules situations de conflits d’intérêts qui peuvent survenir après l’adoption du Code.
LE CONFLIT D’INTÉRÊTS
Sans restreindre la généralité de la notion de conflit d’intérêts, et à seule fin d’illustration, constitue une situation de conflit d’intérêts notamment :
• La situation où un administrateur a un intérêt personnel et distinct, direct ou indirect, dans une délibération qu’il connaît et qui est suffisant pour compromettre l’indépendance, l’impartialité ou l’objectivité avec lesquelles il est tenu d’exercer ses devoirs d’administrateur.
• La situation où un administrateur semble, aux yeux d’une personne réfléchie et raisonnablement informée, avoir un intérêt suffisant pour être susceptible de compromettre l’indépendance, l’impartialité ou l’objectivité avec lesquelles il est tenu d’exercer ses devoirs d’administrateur du conseil d’administration.
• La situation où un administrateur est membre de toute organisation de caractère public ou privé dont les intérêts peuvent être concurrents à ceux des projets présentés.
• La situation où un administrateur du conseil d’administration accepte un présent ou un avantage quelconque d’un groupe ou d’un individu présentant une demande à l’organisme.
La notion de conflit d’intérêts peut être envisagée sous quatre volets différents :
• Rapport avec l’argent : utilisation à des fins personnelles des propriétés de l’organisme ou de relations contractuelles entre le conseil d’administration et un organisme dans lequel l’administrateur possède un intérêt direct ou indirect;
• Rapport avec l’information : utilisation d’informations privilégiées obtenues dans le cadre de sa fonction d’administrateur du conseil d’administration à des fins personnelles ou pour favoriser une tierce personne;
• Rapport avec l’influence : utilisation des attributs d’une charge pour obtenir directement ou indirectement un bénéfice pour lui-même ou une tierce personne;
• Rapport avec le pouvoir : abus d’autorité ou fait de porter atteinte à la crédibilité de la corporation en ayant un comportement indigne ou incompatible avec les exigences de sa fonction.
Le présent document entrera en vigueur le jour de sa ratification par les membres, conformément aux dispositions de la Loi.
ADOPTÉ par les administrateurs ce 9 juillet 2024